اسناد و مدارک محصول اندیشه، فعالیت و تجربیات گران‌بهایی است که در تعالی اهداف سازمان‌ها نقش مهمی دارند و یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه‌ها و تصمیم‌گیری‌ها محسوب می‌شوند. برخی از اسناد حاوی اطلاعاتی است که افشای آن‌ها ضربات جبران‌ناپذیری به منافع ملی، کشور و یا ارکان سازمان وارد می‌کند به این دلیل نگهداری و بهره‌برداری بهینه از اسناد و مدارک مستلزم استقرار یک نظام صحیح و اصولی در امر حفاظت از اسناد و اجرای دقیق آن از سوی کارکنان است. افشای غیرمجاز اسناد دلایل متعددی دارد که از مهم‌ترین آن‌ها سهل‌انگاری و عدم آگاهی به اصول حفاظتی (مجموعه اقدامات احتیاطی که به منظور جلوگیری از خروج و دسترسی عوامل غیرمجاز به اطلاعات و اسناد طبقه‌بندی‌شده پیش‌بینی می‌گردد) است و مجازات سنگینی هم برای انتشار و افشای اسناد دارای طبقه‌بندی در قانون پیش‌بینی شده است.
واحد حفاظت ازاسناد و مدارک طبقه بندی شده ،یکی از ارکان حراست است که وظیفه آن حفاظت از اسناد و مدارک محرمانه دانشگاه است و یکی از کارهای مهم این واحد طراحی و اجرای سیستم جامع امنیت اطلاعاتی می باشد.
شرح وظایف:
•طبقه بندی اسناد و مدارک برحسب درجه اهمیت و حساسیت با نظر تهیه کننده سند
•ایجاد بایگانی منظم موضوعی و پرسنل و تعیین چگونگی نگهداری و حراست از اسناد
•برنامه ریزی و تامین موجبات لازم در زمینه امور حفاظتی اسناد طبقه بندی شده
•استقرار سیستم مناسب جهت حراست و حفاظت از مدارک محرمانه، مخازن سئوالات و...
•تهیه و تنظیم، تکثیر و نسخه برداری نامه های طبقه بندی شده، دستور العمل ها با نظر مسئول مستقیم
•انجام اقدامات لازم در جهت جلوگیری از افشاء غیرمجاز مذاکرات و صورت جلسات
•تهیه و تنظیم سیستم مطمئن بایگانی، ارسال مراسلات و گردش اسناد
•دریافت اسناد و مدارک محرمانه واصله از سازمانهای مختلف و حراست ازآنها براساس مقررات مربوطه